kozan@kozan.bel.tr
kozan@kozan.bel.tr
E-BELEDİYE
Logo
Belediyemiz

T.C

KOZAN BELEDİYE BAŞKANLIĞI

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak, Tanımlar

Amaç

Madde 1: (1) Bu Yönetmeliğin amacı Kozan Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğünün görev yetki ve sorumlulukları ile teşkilat ve işleyişini düzenlemektir.

Kapsam

Madde 2: (1) Bu yönetmelik Kozan Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğünün kuruluş amacı faaliyet alanları yönetim statüsü şeması ile yönetici ve diğer personelin görev, yetki ve sorumluluk alanlarını kapsamaktadır.

Hukuki dayanak

Madde 3: (1) Özel Kalem Müdürlüğü Kozan Belediyesi bünyesinde 5393 sayılı Belediye Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu ve diğer ilgili mevzuatın verdiği yetkilerle doğrudan Başkana bağlı olarak çalışır.

Tanımlar

Madde 4 :(1) Bu yönetmelikte geçen kısaltmalar;

  1. Belediye     : KozanBelediyesini,
  2. Başkan       : Kozan BelediyeBaşkanını,

ç)Müdürlük     : Özel KalemMüdürlüğünü,

  1. Müdür        : Birim müdürünü veya müdür vekilini ve sadece verilen yetkiyi kullandığı alanlara münhasır olmak üzere müdür tarafından verilen imza yetkisinikullananları,
  2. Şef  : Özel Kalem Müdürlüğünde kadroluşefi,
  3. Personel      : Müdür ve şef tanımının dışındaki birim mensuplarını, ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş ve Teşkilat

Kuruluş

Madde 5: (1) Özel Kalem Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanununun 48nci ve 22.02.2007 tarihli, 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına Dair Yönetmelik” Hükümlerine dayanarak Kozan Belediye Meclisinin 06.06.2014 tarih ve 367 sayılı kararı gereğincekurulmuştur.

Teşkilat

Madde 6: (1) Özel Kalem Müdürlüğü Müdür ve yeterince büro personelinden oluşur.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Personelin Nitelikleri, Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Personel unvan ve nitelikleri

Madde 7: (1) Özel Kalem Müdürlüğüne atanacak personelin unvan ve nitelikleri aşağıdaki gibidir.

  1. Özel Kalem Müdürü: 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunun istisnai memurlukların atamaya ilişkin 59, 60 ve 61nci maddelerinde öngörülen hükümleri doğrultusundaatanır.

  1. Şef: 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve “İl Özel İdareleri, Belediyeler ve İl Özel İdareleri ve Belediyelerin Kurdukları Birlik, Müessese ve İşletmeler İle Bunlara Bağlı Döner Sermayeli Kuruluşlardaki Memurların Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusundaatanır.

  1. Memurlar: KPSS sınavı ile 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler doğrultusundaatanır.

Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları

Madde8: (1) Özel Kalem Müdürünün görev, yetki ve sorumluluklarıaşağıdaki

1) Özel Kalem Müdürünün Görevleri:

  1. Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsileder.
  2. Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlukişidir.
  3. Çalışmaları yasal olmak kaydıyla yazılı ve sözlü emirlerleyürütür.
  4. Müdürlüğün sevk, idare ve disiplinindensorumludur.
  5. Personeli arasında yazılı görev dağılımıyapar.
  6. Müdürlüğün harcama yetkilisi ve Müdürlükte çalışan personelin birinci sicilamiri

olup memur personelin başarı ve performants değerlendirmesini yapar.

  1. Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak, çalışmaların bu programlar doğrultusunda yürütülmesinisağlar.
  2. Müdürlük Bünyesinde görev yapan şefliklerin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini, Belediyede çalışan personelin özlük işlemlerinin mevzuat çerçevesinde yürütülmesinisağlar.
  3. Özel Kalem Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonusağlar.
  4. Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerinegetirir.
  1. Özel Kalem Müdürünün Yetkileri:
  1. Müdürlük, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanı tarafından kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.
  2. Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbirler alma ve uygulatma yetkisi.
  3. Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunmayetkisi.
  4. Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1.derece imzayetkisi.
  5. Disiplin Amiri olarak personeline, mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verme yetkisi.
  6. Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani denetlemeler yapma, rastlayacağı aksaklıkları gidermeyetkisi.
  7. Müdürlük emrinde görev yapan personele, ilgili yönetmelik çerçevesinde sicil raporu düzenlemek, ödül ve takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı ile Başkanlık Makamına önerilerde bulunmak yetkisi.
  8. Sorumlu olduğu tüm görevlilerin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme yetkisi.
  9. Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, müdürlüğe tayin şartlarını haiz olan personelden birini müdürlüğe vekâlet etmek üzere belirleme ve makamın onayına sunmayetkisi.
  10. Birimdeki tüm görevlilerin işlevleri itibariyle görev dağılımını yapmayetkisi.
  11. Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşme yetkisi

  1. Özel Kalem Müdürünün Sorumlulukları: 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve diğer Belediye Mevzuatının kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasındansorumludur.

Özel Kalem Müdürlüğünün görevleri

Madde 9: (1) Özel Kalem Müdürlüğü aşağıdaki görevleri Başkanın verdiği yetki ve emirler doğrultusunda, Özel Kalem Müdürünün gözetim ve denetiminde yerine getirir.

(2) Özel Kalem Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

  1. Özel Kalem Müdürlüğünün başlıcagörevleri:
    1. Başkanlıkça düzenlenen sosyal faaliyetlerin ve törenlerin organizatörlüğünü üstlenir.
    2. Gerçekleştirilen faaliyetlerin protokole duyurulmasınısağlar.
    3. Başkanın istediği toplantıların yapılmasını ve organizasyonunusağlar.
    4. Koordinasyonda iletişim kopukluğu olmaması için gereğiniyapar.
    5. Belediyeyi ziyaret için gelen temsilci ve misafirlerin ağırlanması için gerekli düzenlemeleriyapar.
    6. Yaptığı programlarla başkanın zamanının en iyi şekilde planlanmasına yardımcı olur
    7. Vatandaş BaşvurularınıDeğerlendirmek:
    8. Başkan adına şahsen veya mektupla başvuran dilek ve temennilerini bildiren vatandaşların müracaatını tespiteder.
    9. Başkan adına gelen mektup ve davetiyeler günlük olarak Başkana arz edilir.
    10. Başkan adına gelen mektupları Özel Kalem Müdürü, Başkan ile birlikte açar.

ç) Gerekli inceleme yaparak vatandaşın istediğini hangi Müdürlüğü ilgilendirdiğini araştırır ve sonuca ulaşması için gerekli çalışmalarıyapar.

    1. Mektubun ne ile ilgili olduğunun anlaşılabilmesi için mektubun önemli yerleri çizilerek veya küçük notlar ilave edilerek Başkanasunulur.
    1. Başka Müdürlüklerin ilgili alanına giren şikayet ve dilekler Başkanın havalesi alındıktan sonra ilgili Müdürlükleregönderir.
    1. Özel Kalem Müdürlüğü kendi bünyesinde halledebileceği sorunlarıçözer.
    2. İşini çözüme kavuşturmak için gelen vatandaşları dinler, konusu daha alt kademede çözümlenmek üzere vatandaşı danışman, başkan yardımcısı veya müdürlere göndererek başkanın çalışmasınıkolaylaştırır.

ğ) İlgili Müdürlerden gelen cevaplar Özel Kalem Müdürlüğünce arşivlenir.

  1. İlgili Müdürlüklerden gelen ve Başkan tarafından imzalanması gereken evraklar Özel Kalem Müdürlüğünce Başkanailetilir.
  2. Başkanlık Yazışmalarını yaptırmak; Müdürlüğe intikaleden Kurum içi veya Kurum dışı tüm evrak kayda alınarak gereği müdürlüklere iletilir. Müdürlüklerce gerektirdiği takdirde Özel Kalem Müdürlüğüne geri dönen evraklar ilgili Müdür ve Özel kalemcearşivlenir.
  3. Devam ÇizelgeleriDenetimi:
    1. Hafta sonu nöbet tutan Müdürlerin nöbetleri ile ilgili vukuatları yazdıkları nöbet defteri Başkana arzedilir.
    2. Nöbet defteri Müdürlükte muhafazaedilir.
  4. Halk Günü ile ilgiligörevler:
    1. Halk günlerinde başkanlığa gelen vatandaşın problemi bizzat Başkan tarafındandinlenir.
    2. Vatandaştan gelen talepler gerektiğinde değerlendirmeye alınmak üzere kayda geçirilir.
    3. Aynı şekilde Başkanın havale ettiği vatandaşın Belediyeyi ilgilendiren sorunlarını imkanlar dahilinde çözmeyeçalışır.
  5. İlgili mevzuatın yüklediği görevler ile Başkanın verdiği diğer görevleriyapar.

Bilgi İşlem Birimi

Bilgisayar Hizmetleri ile her alandaki teknolojik gelişmelerle ilgili iyileştirme, geliştirme ve işletimi ile ilgili tüm çalışmaları takip etmek, yapmak, yaptırmak, Belediyemiz bilgisayar sisteminin yazılım, donanım ve diğer ihtiyaçlarını temin etmek veya temin edilmesine yardımcı olmak, güncellemek, web sitesi oluşturmak, bilişim ağları oluşturmak, iç ve dış haberleşme ağını kurmak ve bunlarla ilgili bakımları yapmak veya yaptırmak, işleyiş sürekliliğini sağlamaktır.

Özel Kalem Müdürlüğüne bağlı Bilgi İşlem Birimi aşağıdaki alanlarda faaliyet göstermektedir.
Belediye birimlerinin yazılım, donanım, program ihtiyaçlarını sağlamak ve teknik destekte bulunmak,

  • Bilgisayarlar, yazıcılar ve kesintisiz güç kaynaklarının bakım ve onarımlarını yapmak/yaptırmak,
  • Belediyede mevcut bilgisayar sistemleri üzerinde yüklü olan programların bakım ve güncellemelerini yapmak, iç ve dış müdürlüklerle ağ bağlantısı kurarak bilgi alışverişini sağlamak,
  • İnternet ve web sitesi vasıtasıyla çağdaş haberleşme ve bilgi alışverişini sağlamak,
  • Ana sunucu bilgisayarların ve bilgisayar ağının internet ve uzak bağlantıların sürekli, güvenli ve çalışır haldetutulmasını sağlamak,
  • Gelecekteki bilişim ihtiyaçlarını analiz etmek ve teminini sağlamak,
  • Bilgisayar Sisteminin teknolojik gelişmeler doğrultusunda güncel kalmasını sağlamak,
  • Merkezi bilgisayar sisteminin yönetilmesi, geliştirilmesi ve bakımı işlerini yerine getirmek ve veri güvenliğini sağlamak.
  • Bilgi işlem Sisteminin teçhizatı ve programlarının alındığı kuruluşlarla ilişkileri düzenlemek, sözleşme hazırlamak,gerekli servisi almak, teçhizatı verimli, etkili, ekonomik, düzenli kullanımını sağlamak,
  • Yeni Hizmet birimleri için gerekli altyapıyı hazırlamak, tüm ünitelerin yazılım ve donanım ihtiyaçlarını temin etmek

Güvenlik Hizmetleri Birimi Personelinin Görev, Yetki Ve Sorumlulukları

Güvenlik Hizmetleri Birimi personelinin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

  1. Belediye başkanlık ve bağlı birimlerin 5188 sayılı yasa gereği güvenliğin sağlanması konusunda mesai saatleri içi ve dışında kontrolü sağlamak, sabotaj, soygun, yangın ve muhtemelen yıkıcı faaliyetlere caydırıcı, önleyici ve durdurucu tedbirleri alarak ilgili mercilerin vakit geçirilmeden uyarılmasını sağlamak,
  2. Görev alanları içinde işlenmiş veya işlenmekte olan suçları derhal genel kolluk kuvvetlerine bildirmek, genel kolluk kuvvetleri gelinceye kadar zanlıların yakalanması ve gözetim altında tutulmasını sağlamak,
  3. Koruma ve güvenlik hizmetlerinin gerektirdiği diğer önlemleri almak
  1. Memurların görev yetki ve sorumlulukları: Müdürlük emrinde görevli memurlar, kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmaklayükümlüdürler.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Hizmet ve Görevlerin İcrası, İşbirliği ve Koordinasyon

Hizmetlerin icrası

Madde 10 :(1) Özel Kalem Müdürlüğündeki hizmetlerin icrası aşağıda gösterildiği

  1. Görevin kabulü: Müdürlüğe gelen evrak bilgisayara işlenip zimmet defterine kaydedilerek ilgililerine verilir.
  2. Görevin planlanması: Müdürlük amaçlarının gerçekleştirilmesinde başarıyı artırmak için çalışmalarını haftalık aylık yıllık olarak planlar, programlar, görevlendirme yapar. Müdürün bu çalışma ve görevlendirme plan ve programını personele ilan ile görevi tevdi eder takip eder. Çalışma programı ve görevlendirme yapılırken planlamanın; gerçekçi, uygulanabilir, ölçülebilir sonuçlar içermesi amaç edinilmeli, soyut plan ve programlardankaçınılmalıdır.

Görevin İcrası: Özel Kalem Müdürlüğü tüm personeli kendilerine verilen görevleri gereken özen ve süratle yapmak zorundadır. İşbirliği ve koordinasyon

Madde 11:

    1. Müdürlük Birimleri Arasındaİşbirliği
  2. Müdürlük içi İşbirliği, Müdür tarafındansağlanır.
  3. Müdürlüğe Gelen Tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalanıp müdüre iletilir. Müdür gerekli dağıtım yapıldıktan sonra zimmet defterine işlenerek ilgililere iletilmesini sağlar.
    1. Diğer Kurum ve KuruluşlardaKoordinasyon
  1. Müdürlükler arası yazışmalar müdürün imzası ileyürütülür.
  2. Müdürlüğün Büyükşehir Belediyesi, Kaymakamlık diğer kurum ve kuruluşlarla yapacağı yazışmalar Belediye Başkanı imzası ileyürütülür.
  3. Yazışmalar Yazışma Kuralları ve usulleri ile ilgili düzenlemelere uygun olarak yürütülür.

BEŞİNCİ BÖLÜM

DenetimveDisiplinHükümleri

Müdürlük içi denetim

Madde12 :

a) Personel en yakın amirinden başlayarak denetime tabi tutulur.

b)Özel Kalem Müdürü, Müdürlüğün tüm personelini her zaman gerek gördüğünde denetlemek ve ilgilileri yönlendirmek yetkisine sahiptir.

c)Özel Kalem Müdürü, 1.DisiplinAmiriolarakdisiplinmevzuatıdoğrultusundaişlemleriyürütür.

Disiplin cezaları

Madde 13: (1) Özel Kalem Müdürlüğünün tüm personeli ile ilgili disiplin işlemleri 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun, 4857 sayılı İş Kanunu ve Toplu İş Sözleşmesi hükümlerine ve yürürlükteki ilgili diğer mevzuata tabidir.

ALTINCI BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte yer almayan hususlar

Madde 14: (1) İş bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili umumi hükümler çerçevesinde hareket edilir.

Yürürlük

Madde 15: (1) Bu yönetmelik Belediye Meclisi tarafından onaylanmasını takiben 3011 sayılı kanun doğrultusunda ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer.

Madde 16:(1)Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesi ile birlikte önceki yönetmelik yürürlükten kalkar.

Yürütme

Madde 17: (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Başkan, Başkan Yardımcısı ve Müdür yürütür.