kozan@kozan.bel.tr
kozan@kozan.bel.tr
E-BELEDİYE
Logo
Belediyemiz

 

T.C.

KOZANBELEDİYESİ

DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV ve ÇALIŞMA ESASLARI YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

Madde 1 - Bu yönetmelik, Adana İli Kozan Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğü görev ve çalışma esaslarını belirler.

Kapsam

Madde 2 - Bu yönetmelik hükümleri, Adana İli Kozan Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğünde uygulanır.

Dayanak

Madde 3 - Bu yönetmelik, 3/7/2005 tarihli ve 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 15 inci maddesinin birinci fıkrasının (b) bendi uyarınca ve bu Kanun’un dayanak olduğu yönetmelik, tüzük, genelge ve yönerge hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 4 - Bu yönetmelik uygulamasında;

  1. Belediye: Adana Büyükşehir Belediyesi sınırları içerisinde kurulan Kozan Belediyesi’ ni,
  2. Başkanlık: Kozan Belediye Başkanlığı’nı,
  3. Meclis: Kozan Belediye Meclisi’ni,
  4. Encümen: Kozan Belediye Encümeni’ni,
  5. Başkan Yardımcısı: Kozan Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı’nı,
  6. Müdür: Kozan Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürü’nü,
  7. Müdürlük: Destek Hizmetleri Müdürlüğü’ nü,
  8. Birim: Kozan Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğü birimlerini,
  9. Birim Sorumlusu: Kozan Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğü birim Sorumlularını,
  10. Personel: Kozan Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğü’ne bağlı Çalışanları,
  11. Harcama Yetkilisi: Birim müdürünü,
  12. Harcama Talimatı: Hizmetin gerekçesi ile yapılacak işin konusu, tutarı, süresi, kullanılabilir ödeneği, gerçekleştirme yöntemi ve hizmeti gerçekleştirecek görevlinin yazılı olduğu belgeyi,
  13. Gerçekleştirme Görevlisi: Harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevini yürüten kişiyi ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Organizasyon Yapısı, Kuruluş

Organizasyon Yapısı

Madde 5 - Destek Hizmetleri Müdürlüğü, müdür ve müdüre bağlı piyasa fiyat araştırma komisyon üyelerinden oluşur.

Kuruluş

MADDE 6: - (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanununun 48 inci maddesi ile 22/02/2007 tarihli ve 26442 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Belediye Ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına Dair Yönetmeliğin hükümlerine dayanılarak Kozan Belediye Meclisi’nin 02/11/2018 tarihli ve 205 sayılı kararı gereğince kurulmuştur.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Destek Hizmetleri Müdürlüğü’ nün Görevi

Madde 7 – Destek Hizmetleri Müdürlüğü, belediye hizmetlerinin yürütülebilmesi için ihtiyaç duyulan mal, hizmet, danışmanlık ve yapım işlerini 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, yürürlükteki 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, Devlet İhaleleri Genelgesi, Yönetmeliği hükümlerine uygun olarak yerine getirilmesi gibi konularda faaliyetlerini sürdürür.

Destek Hizmetleri Müdürü’ nün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Madde 8 – Müdürlük bünyesinde görev yapan müdürün görevleri aşağıda belirtildiği gibidir:

  1. Birimlerden gelen taleplerin referans alınarak Birimin ihtiyacı olan tüm ürünlerin satın alma işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlamak.
  2. Birimlerden gelen talepler doğrultusunda ürün / yapım işleri ve hizmet alımlarında belirlenen yönteme göre ilgili evrakların hazırlanarak satın alma dosyasının düzenlenmesini organize etmek.
  3. Ürün / yapım işleri ve hizmet alımlarında Kamu İhale Kanunu referans alarak alım yöntemini belirlemek / belirlenmesini sağlamak.
  4. Satın alınan ürünlerin tanımlanması ve izlenebilirliğine yönelik işlemlerin gerçekleştirilmesini sağlamak.
  5. Satın alma dokümanlarını kontrol etmek ve gerekli kısımlarını onaylamak.
  6. Müdürlüğe bağlı çalışma alanlarında iş güvenliği ile ilgili tedbirlerin alınmasını sağlamak.
  7. Müdürlüğün yıllık bütçe teklif tasarısını hazırlamak, onaya sunmak ve ayrılan ödeneğin programa göre sarf edilmesini sağlamak.
  8. Belediyemiz yönetim sistemleri politikasına ve stratejik plana uygun olarak yıllık birim bütçesinin ve yatırımın projelerinin belirlenmesini ve gerçekleşmesini sağlamak
  9. Harcama Yetkilileri, harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük, ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasından ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından sorumludur.
  10. Belediye politikalarının anlaşılmasını, uygulanmasını ve devam ettirilmesini sağlamak.
  11. Belediye yönetim sistemleri yaklaşımlarının uygulanması ve yayılımı hususunda müdürlük olarak gereken faaliyetleri koordine etmek, destek olmak ve uygulamak.
  12. Personelin gerekli eğitim ihtiyacını belirleyerek İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’ ne iletmek ve planlanan eğitimlere ilgili personelin katılımı sağlamak.
  13. Sorumluluğu altındaki tüm işleri ve çalışanları denetlemek, astlarının arasında ve görevinin gerektirdiği tüm birimlerle gerekli koordinasyonu kurmak.
  14. Sorumluluğundaki uzun / kısa vadeli işleri planlamak, günün değişen koşullarına göre planlarda esneklik yaratarak, işlerin tam zamanında etkin ve ekonomik yürütülmesi için gerekli gelişmeleri ve yayınları izlemek.
  15. Stratejik plan ve performans yönetimi kapsamında süreç / personel performanslarının arttırılması için gerekli çalışmaların yapılmasını sağlamak.
  16. Harcama yetkilisi olarak, hiyerarşik olarak kendisine en yakın üst kademe yöneticileri arasından bir veya daha fazla sayıda gerçekleştirme görevlisini ödeme emri belgesi düzenlemekle görevlendirmek ve bunu da Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne yazı ile bildirmek.
  17. Harcama Yetkilisi olarak her yıl iş ve işlemlerin amaçlara, iyi Mali Yönetim ilkelerine, Kontrol düzenlemelerine ve Mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren İç Kontrol Güvence Beyanı düzenlemek ve Birim Faaliyet raporuna eklemek. Aynı zamanda yılda en az bir kez İç Kontrol düzenlemeleri ve İç Kontrol Sisteminin işleyişini değerlendirmeye tabi tutmak.
  18. 31/12/2005 tarihli ve 26040 sayılı 3. mükerrer Resmi Gazete’de yayımlanan İç Kontrol Ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul Ve Esaslar’ın ‘Mali Hizmetler Biriminin Ön Mali Kontrolüne Tabi Mali Karar ve İşlemler’ başlıklı 4.bölümünde sayılan işlemleri Strateji Geliştirme Müdürlüğü’ne kontrole göndermek,
  19. İç ve dış mali denetim sırasında denetçilere bilgi, belge ve kolaylılar sağlamak.
  20. Bütçelerden bir giderin yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak alındığının veya gerçekleştirildiğinin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanması ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olmasını kontrol etmek
  21. Giderlerin gerçekleştirilmesi için; ödeme emri belgesini imzalamak ve net ödeme emri belgesi ile eki belgelerini Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilerek İlgili muhasebe hesaplarına alınmasını sağlamak.
  22. Müdürlüğe bağlı tüm birimlerin bulunduğu iş yerlerinde İş Sağlığı ve Güvenliği yönünden her türlü tedbiri (Gerekli İş Sağlığı ve Güvenliği uyarı levhalarını temin etmek, bu levhaları yeteri kadar uygun yerlere asmak, Birimde çalışan tüm personelin İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimini takip etmek, personelin kullanacağı kişisel koruyucu donanımları temin etmek/kullandırmak vb.) belirlemek ve bu tedbirlerin uygulanmasını sağlamak,
  23. Yapılan her türlü işleri yasal mevzuata uygun olarak yapmak/yaptırmak,

Destek Hizmetleri Müdürü’nün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Madde 9 - Müdürlük bünyesinde görev yapan müdürün görevleri aşağıda belirtildiği gibidir:

  1. Destek Hizmetleri Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri 5393 sayılı Belediye Kanunu’na dayanarak Belediye Başkanınca birimi ile ilgili kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.
  2. Müdürlüğü; Başkanlık Makamına, Belediyenin diğer müdürlüklerine, müdürlüğün alt birimlerine ve personeline karşı doğrudan;
  3. Belediyenin karar organlarına, kamu kurum ve kuruluşlarına, meslek kuruluşlarına ve gerektiğinde gerçek ve tüzel kişilere karşı ise Başkanlık Makamının izni ve onayıyla, şahsen ya da evrak üzerindeki imzasıyla temsil etmeye,
  4. Personeli, ekipmanı ve müdürlüğün sahip olduğu bilgi ve kaynakları sevk ve idare etmeye,
  5. Bütçe ödeneklerini kullanmaya ve Harcama Talimatı vermeye,
  6. Gerçekleştirme görevlilerini belirlemeye ve görevlendirmeye,
  7. Başkanlık makamına; yeni alt birimler kurma, alt birimleri ayırma ya da birleştirme alt birimlerin adlarını ve fonksiyonlarını değiştirme konusunu teklif etmeye,
  8. İdari ve teknik konularda talimatlar vermeye, araştırma ve inceleme yapmaya ve yaptırmaya,
  9. Performans ölçümü ve istatistiki çalışma yapmaya ve yaptırmaya,
  10. İş ve işlemleri kontrol etmeye ve denetlemeye, iş ve işlemlerle ilgili her türlü bilgi ve belgeyi istemeye,
  11. Çalışma gurupları oluşturmaya, görevlendirmeler yapmaya,
  12. Taşınır mal kayıt ve kontrol yetkililerini belirlemeye ve görevlendirmeye,
  13. Görevlerini yerine getirmeyen ve talimatlara uymayan personel hakkında disiplin sürecini başlatmaya,
  14. Toplantı düzenlemeye ve toplantıyı yönetmeye,
  15. Gerekli gördüğü konularda Hukuk İşleri Müdürlüğü’nden başkan onayıyla görüş sormaya,
  16. İşlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğu önlemek için yasal her türlü tedbiri almaya yetkilidir.

Madde 10 – Müdür,

a) Bu yönetmelikte sayılan görevler ile 5393 sayılı Belediye Kanunu’na dayanılarak başkan tarafından verilen tüm görevleri mevzuat çerçevesinde yapmaya,

b) Müdürlüğü Başkanlık makamına ve diğer müdürlüklere karşı doğrudan; belediyenin karar organlarına, kamu kurum ve kuruluşlarına, meslek kuruluşlarına, gerekmesi halinde gerçek ve tüzel kişilere karşı Başkanlık makamının izni ve onayıyla temsil etmeye,

c) Personeli, ekipmanı ve müdürlüğün sahip olduğu bilgi ve kaynakları sevk ve idare etmeye,

ç) Bütçe ödeneklerini kullanmaya ve harcama talimatı vermeye,

d) Gerçekleştirme görevlilerini belirlemeye ve görevlendirmeye,

e) İhalelerde ihale yetkilisi tarafından onaylanan ihale kararına istinaden sözleşmeyi imzalamaya,

f) Başkanlık makamına yeni alt birimler kurma, alt birimleri ayırma ya da birleştirme alt birimlerin adlarını ve fonksiyonlarını değiştirme konusunu teklif etmeye,

g) İdari ve teknik konularda talimatlar vermeye, araştırma ve inceleme yapmaya ve yaptırmaya,

ğ) Performans ölçümü ve istatistikî çalışma yapmaya ve yaptırmaya,

h) İş ve işlemleri kontrol etmeye ve denetlemeye, iş ve işlemlerle ilgili her türlü bilgi ve belgeyi istemeye,

ı) Taşınır mal kayıt ve kontrol yetkililerini belirlemeye ve görevlendirmeye,

i) Görevlerini yerine getirmeyen ve talimatlara uymayan personel hakkında disiplin sürecini başlatmaya,

j) Toplantı düzenlemeye ve toplantıyı yönetmeye,

k) Gerekli görülen hususlarda Hukuk İşleri Müdürlüğü’nden başkan onayıyla görüş sormaya,

l) İşlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğu önlemek için yasal her türlü tedbiri almaya,

yetkilidir.

Piyasa Fiyat Araştırma Komisyon Üyesi Personelinin Görev, Yetki Ve Sorumlulukları

Madde 11– Piyasa Fiyat Araştırma Komisyon Üyesi personelinin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

  1. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 22’nci maddesine göre birimlerden gelen ürün / yapım işleri ve hizmet alımı işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlamak.
  2. Müdürlüklerden gelen talepler için firmalardan fiyat teklifi almak
  3. Gelen teklifleri değerlendirerek piyasa fiyat araştırma tutanağı düzenlemek.
  4. En uygun teklifi veren firmaya sipariş vermek.
  5. Fatura bilgilerini internet aracılığı Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP)  ile Kamu ihale Kurumu'na bildirmek.
  6. İşlemleri tamamlanan evraklar zimmetleyerek ilgili Müdürlüğe teslim etmek.
  7. Belirlenen alım yöntemine göre gerekli evraklar hazırlanarak satın alma dosyasını düzenlemek
  8. Satın alınan ürünlerin taşınır kayıt kontrol işlemlerinin yapılmasını sağlamak.
  9. Tedarikçilerden temin edilen giriş kontrole tabi ürünlerin Muayene ve Kabul Komisyonu tarafından kontrolü için gerekli işlemleri yapmak.
  10. Müdürlüğe gelen evrakların kaydedilmesi, EBYS üzerinden havale edilen evrakların ilgili personele iletilmesinin sağlanması.
  11. Müdürlük personelinin hazırlamış olduğu evrakların onay işlemlerinin takip edilmesi, giden evrakların kaydedilerek ilgili yerlere gönderilmesi.
  12. Gelen/Giden evrakların arşivlenmesinin sağlanması.
  13. Müdürlüğün ihtiyacı olan kırtasiye ve teknik malzeme ihtiyaçlarının belirlenerek gerekli talebin yapılması, malzemelerin depolanması ve gerektiği zamanlarda ihtiyaç sahiplerine temin edilmesi.
  14. Müdürlük arşivinin düzen ve tertibinin sağlanması, genel arşiv ile koordinasyonun sağlanması.
  15. Müdürlük personelinin mesai olurları, puantaj ve arazi tazminatlarının hazırlanması ve ilgili Müdürlüğe iletilmesi.
  16. Birim kapsamında yapılan tüm çalışmaların, yürürlükteki kanunlar ve teknik esaslar çerçevesinde gerçekleştirilmesi ile ilgili üst yöneticiye bilgi vermek,
  17. Müdürlüğe ihale kanuna göre alımı yapılan tüm Tüketim malzemelerine Taşınır Mal Yönetmeliğine göre Taşınır İşlem Fişi düzenlemek.
  18. Girişi yapılan tüketim malzemelerinin Harcama birimlerine Taşınır İşlem Fişi ile çıkışının yapılması sağlamak.
  19. Avans işlemlerinde alınan malzemelerin Taşınır İşlem Fişi ile kayıtlara alınmasını sağlamak.
  20. Alımı yapılan Dayanıklı Taşınırlara (Demirbaş) Taşınır Mal Yönetmeliğine göre Taşınır İşlem Fişi düzenlemek.
  21. Dayanıklı Taşınırları Zimmet Fişi ile alımı yapılan Harcama Birimine teslim etmek.
  22. Dayanıklı taşınırlara Sicil No sunu gösterir Barkod yapıştırmak.
  23. 4734 sayılı kanunun 22/d maddesine göre alımı yapılan Mal, Yapım, Hizmet işleri için Muayene raporunu hazırlamak ve muayene komisyonunca imzalanmasını sağlamak.
  24. İşlemleri tamamlanan dosyaların kontrolünü yapıp ödeme yazı ile Mali Hizm. Md.ne gönderilmesini sağlamak.
  25. Dayanıklı Taşınırların (Demirbaşların) takibini yapmak.
  26. Dayanıklı Taşınır (Demirbaş) listelerini hazırlamak, odalara asılmasını ve güncelliğinin sağlanmasını kontrol etmek.
  27. Eskimiş ve kullanım ömrü dolmuş Dayanıklı Taşınırların (Demirbaş) düşülmesini sağlamak.
  28. Belediyemiz Harcama Birimlerinin doğrudan temin alımlarını her ay düzenli olarak Kamu İhale Kurumuna bildirmek.
  29. Harcama Birimi adına her yıl Sayım Tutanağının, Taşınır Sayım Döküm Cetvellerinin, Taşınır Yönetim Hesap Cetvellerinin hazırlamasını ve Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilmesini sağlamak,
  30. Her türlü genelge, tebliğ, Yönetmelik ve başkanlık emirlerini ilgili personel, birimlere duyurmak,
  31. Müdürlüğü ilgilendiren konularda CİMER, Bilgi Edinme, Beyaz Masa vb. birimlerden gelen yazıların cevaplanmasını sağlamak.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

DenetimveDisiplinHükümleri

Müdürlük içi denetim

MADDE12 - (1) Personel en yakın amirinden başlayarak denetime tabi tutulur.

(2) Destek Hizmetleri Müdürü, Müdürlüğün tüm personelini her zaman gerek gördüğünde denetlemek ve ilgilileri yönlendirmek yetkisine sahiptir.

(3) Destek Hizmetleri Müdürlüğü, 1.DisiplinAmiriolarakdisiplinmevzuatıdoğrultusundaişlemleriyürütür.

Disiplin cezaları

MADDE 13 - (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğünün tüm personeli ile ilgili disiplin işlemleri 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun, 4857 sayılı İş Kanunu ve Toplu İş Sözleşmesi hükümlerine ve yürürlükteki ilgili diğer mevzuata tabidir.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Son Hükümler

Madde 14 – Bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde 5393 sayılı Belediye Kanunu hükümleri ile ilgili sair mevzuat hükümleri ve ayrıca Başkanlık Genelgeleri göz önüne alınarak işlem yapılır.

Yürürlük

Madde 15 - BuYönetmelikhükümleri;5393SayılıBelediyeKanunun18incimaddesinin (m)  bendi gereği Kozan Belediye Meclisinin kabulü ve mülki amire gönderilmesiyle yürürlüğegirer.

Madde 16 - Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesi ile birlikte önceki yönetmelik yürürlükten kalkar.

Yürütme

Madde 17 - BuYönetmelikhükümleri;5393sayılıBelediyeKanunu’nun18incimaddesinin birinci fıkrasının (m)  bendi gereği Kozan Belediye Meclisi’nin kabulü ve mülki amire gönderilmesiyle yürürlüğegirer.