T.C.

KOZAN BELEDİYE BAŞKANLIĞI

İŞLETME ve İŞTİRAKLAR MÜDÜRLÜĞÜ

ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

Madde 1 - Bu yönetmelik, Adana İli Kozan İlçe Belediyesi İşletme ve İştirakler Müdürlüğü görev ve çalışma esaslarını belirler.

Kapsam

Madde 2 - Bu yönetmelik hükümleri, Adana İli Kozan İlçe Belediyesi İşletme ve İştirakler Müdürlüğünde uygulanır.

Dayanak

Madde 3 – Bu yönetmelik, 3/7/2005 tarihli ve 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 15 incimaddesinin birinci fıkrasının (b) bendi uyarınca ve bu Kanun’un dayanak olduğu yönetmelik, tüzük, genelge ve yönerge hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 4 - Bu yönetmelik uygulamasında;

1. Belediye: Adana Büyükşehir Belediyesi sınırları içerisinde kurulan Kozan İlçe Belediyesi’ ni,
2. Başkanlık: Kozan İlçe Belediye Başkanlığı’nı,
3. Meclis: Kozan İlçe Belediye Meclisi’ni,
4. Encümen: Kozan İlçe Belediye Encümeni’ni,
5. Başkan Yardımcısı: Kozan İlçe Belediyesi İşletme ve İştirakler Müdürlüğü’nün bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı’nı,
6. Müdür: Kozan İlçe Belediyesi İşletme ve İştirakler Müdürü’nü,
7. Müdürlük: İşletme ve İştirakler Müdürlüğü’ nü,
8. Birim: Kozan İlçe Belediyesi İşletme ve İştirakler Müdürlüğü birimlerini,
1. Birim Sorumlusu: Kozan İlçe Belediyesi İşletme ve İştirakler Müdürlüğü birim Sorumlularını,
10. Personel: Kozan İlçe Belediyesi İşletme ve İştirakler Müdürlüğü’ne bağlı çalışanları,
11. Harcama Yetkilisi: Birim müdürünü,
50. Harcama Talimatı: Hizmetin gerekçesi ile yapılacak işin konusu, tutarı, süresi, kullanılabilir ödeneği, gerçekleştirme yöntemi ve hizmeti gerçekleştirecek görevlinin yazılı olduğu belgeyi,
1000. Gerçekleştirme Görevlisi: Harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevini yürüten kişiyi ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş ve Organizasyon Yapısı

Kuruluş

Madde 5- (1) İşletme ve İştirakler Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanununun 48 inci maddesi ile 22/02/2007 tarihli ve 26442 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Belediye Ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına Dair Yönetmeliğinhükümlerine dayanılarak Kozan Belediye Meclisi’nin 02/11/2018 tarihli ve 205 sayılı kararı gereğince kurulmuştur.

Organizasyon Yapısı

Madde 6 - İşletme ve İştirakler Müdürlüğü, müdür ve müdüre bağlı aşağıda yazılan birimlerden oluşur.

1. Evrak Kayıt Birimi
2. Satın alma Birimi
3. Muhasebe Birimi
4. Danışma Birimi

Madde 7 - Müdürlüğün organizasyon şeması aşağıda verildiği gibidir:

İŞLETME İŞTİRAKLER MÜDÜRLÜĞÜNE BAĞLI BİRİMLER
EVRAK KAYIT BİRİMİ	SATINALMA BİRİMİ	MUHASEBE BİRİMİ	DANIŞMA BİRİMİ

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki Ve Sorumluluklar

İşletme ve İştirakler Müdürlüğü’ nün Görevi

Madde 8 – İşletme ve İştirakler Müdürlüğü’nün görevleri aşağıda belirtilmiştir:

1. Belediyeye ait, çocuklara, gençlere, hanımlara, yaşlılara, emeklilere, engellilere yönelik sosyal, kültürel, sanatsal, sportif, eğitim gibi faaliyet ve hizmetlerin sunulduğu ve sunulacağı Aile Yaşam ve Eğitim, Sosyal ve Sportif Faaliyet Merkezleri, Halk Eğitim Kursları ve Sergi Salonları, Açık ve Kapalı Spor sahaları ve Salonları, Emekli Konakları, Hanım Konakları gibi tesis, merkez, işletme ve iştiraklerini işletmek, işlettirmek, her türlü iş ve işlemlerini yapmak veya yaptırmak
2. Performans programı ve bütçe kapsamı doğrultusunda mal ve hizmet alımlarının yapılabilmesi için gerekli hazırlıkları yaptırmak ve ihale sonrası faaliyetlerin denetimini yapmak, harcama yetkilisi olarak ihtiyaçların tespiti ve temini için gerekli çalışmaları yapmak veya yaptırmak
3. Başkanlık ve ilgili mevzuat tarafından belirlenmiş amaç, hedef, strateji, misyon, vizyon ve ilkeler doğrultusunda, yönetimi altındaki faaliyetlerin yürütülmesiyle ilgili politikaları belirleyerek Başkanın onayına sunmak, onaylanan politikaların uygulanışını izlemek,
4. Stratejik plana uygun olarak yönetimi altındaki faaliyetler için program ve bütçe hazırlamak, bunları hazırlarken Belediyenin amaçları, uzun dönemli planları ve diğer programları ile koordinasyonu sağlamak, hazırlanan plan, program ve bütçe önerilerini üst yönetimin onayına sunmak.
5. Yönetimi altındaki birimlerin faaliyetlerini takip etmek, iş verimini artıracak şekilde birimler arası iyi bir haberleşme sistemi oluşturmak, birimlerle ilgili kayıtlar tutmak, kayıtları tutulan evrakların tertip ve muhafaza edilmesini sağlamak, gelen ve giden evrakları özelliğine göre ilgili birimlere havale etmek ve sonuçlandırılmasını sağlamak
6. Personelin bilgi ve yeteneklerine uygun görevlerde çalışmasını sağlamak, istihdam edilecek personelin seçiminde, ilgili mevzuatlara uygun olarak İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne teklifte bulunmak
7. Müdürlüğün faaliyetlerinin gerçekleştirilmesinde kullanılan gerekli araç, gereç, malzeme vb, ihtiyaçları temin etmek ve temin için gerekli çalışmaları yapmak veya yaptırmak,
8. Gereği halinde görev ve hizmet konularıyla ilgili işletmeler kurmak,
9. Görev alanına giren hizmet ve faaliyetlerle ilgili her türlü alımları yapmak ve gerekli fiyat araştırmasını yapmak;
10. Başkanlık Makamınca verilecek diğer görevleri yapmak.

İşletme ve İştirakler Müdürü’ nün Görev, Yetki Ve Sorumlulukları

Madde 9 - Müdürlük bünyesinde görev yapan müdürün görevleri aşağıda belirtildiği gibidir:

1. Müdürlük çalışmalarını yasal mevzuata uygun olarak yürütmek, her türlü yasal mevzuat değişikliklerinde Müdürlük çalışmalarını yeniden düzenlemek ve çalışanların yasal mevzuata ve değişikliklere uyum sağlamasını temin etmek, müdürlüğün görevleri ile ilgili olarak diğer kurumlarla veya kurum içi Müdürlüklerle koordinasyonu sağlamak,
2. Müdürlük adına yapılacak harcamalarda harcama yetkilisi ve ihalelerde ihale yetkilisi sıfatıyla gerekli işlemleri yapmak,
3. Müdürlüğün Görev ve Çalışma Yönetmeliği hazırlık çalışmalarını yürütmek. Müdürlük çalışmalarıyla ilgili gerek duyulduğu takdirde; yönetmelikler ve yönergeler hazırlamak,
4. Müdürlüğün çalışma programlarını (günlük, haftalık, aylık ve yıllık) hazırlamak ve sürekli güncel halde bulundurmak,
5. Müdürlüğüne ait taşınırlarla ilgili olarak taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin görevlendirilmesi ve taşınır kayıt işlemlerinin yürütülmesini sağlamak,
6. Müdürlüğe kayıtlı her türlü taşınır ve taşınmaz malların iyi kullanılmasını ve korunmasını sağlamak,
7. İş güvenliğinin ilgili yönetmelik ve prosedürlere uygun olarak sağlanması için her türlü önlemi almak, faaliyetlerin denetlenmesini sağlamak,
8. Stratejik plan ve performans yönetimi kapsamında süreç/personel performanslarının arttırılması için gerekli çalışmaların yapılmasını sağlamak. Hedeflere uygun olarak gerçekleştirilmesini sağlamak,
1. Müdürlüğün yıllık faaliyet raporunun hazırlanmasını sağlamak,
10. Harcama Yetkilisi olarak her yıl iş ve işlemlerin tahsis edilen kaynakların planlanmış amaçlara ve iyi mali yönetim ilkelerine uygun olarak kullanıldığını, uygulanan iç kontrol sisteminin işlemlerin yasallık ve düzenliliği konusunda yeterli güvenceyi sağladığını, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini, verilen bilgilerin doğruluğunu içeren İç Kontrol Güvence Beyanını düzenlemek ve Birim Faaliyet Raporuna eklemek. Yılda en az bir kez İç Kontrol düzenlemelerini ve İç Kontrol Sisteminin işleyişini değerlendirmeye tabi tutmak,
11. Müdürlüğün yıllık bütçe tekliflerini ve varsa yıllık ücret tarifelerini, yıllık yatırım programını hazırlamak,
50. 31/12/2005 tarihli ve 26040 sayılı 3. mükerrer Resmi Gazete’de yayımlanan İç Kontrol Ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul Ve Esaslar’ın‘Mali Hizmetler Biriminin Ön Mali Kontrolüne Tabi Mali Karar ve İşlemler’başlıklı 4.bölümünde sayılan işlemleri Strateji Geliştirme Müdürlüğü’ne kontrole göndermek,
1000. İç ve Dış mali denetim sırasında denetçilere talep edilen bilgi ve belgeleri sunmak ve gerekli kolaylığı sağlamak,
14. Müdürlüğünde iç kontrolün etkili bir şekilde yapılmasını sağlayacak düzenlemeleri hazırlamak. Bu amaca uygun olarak müdürlüğüyle ilgili mali işlemlerin süreç akış şemalarını hazırlamak ve üst yöneticinin onayına sunmak,
15. Bütçelerden bir giderin yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak alındığının veya gerçekleştirildiğinin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanmış ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olduğunu kontrol etmek,
16. Giderlerin gerçekleştirilmesi için; ödeme emri belgesini imzalamak ve net ödeme emri belgesi ile eki belgelerini Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne gönderilerek ilgili muhasebe hesaplarına alınmasını sağlamak,
17. Müdürlüğün yazışmalarının yazışma kurallarına uygun, süresi içinde ve doğru bir şekilde yapılmasını sağlamak ile 1.derece imza yetkilisi sıfatıyla paraflamak veya imzalamak,
18. Müdürlüğün iş ve işlemleri ile ilgili araştırma, soruşturma, denetim ve teftişlerde Müdürlüğün çalışmaları hakkında bilgi ve belge vermek , teftiş ve denetim raporlarının gereğinin yapılmasını sağlayarak cevaplandırmak,
19. Müdürlüğe gelen evrakı incelemek, ilgilisine havale etmek veya havale ettirmek, süresi içinde gereğinin yapılmasını ve cevaplandırılmasını sağlamak,
20. Yapılan çalışmalar hakkında Belediye Başkanı ve/veya ilgili Başkan Yardımcısına rapor vermek. Başkanlık Makamından gelen görev ve talimatların yaptırılmasını sağlamak,
21. Diğer kamu kurum ve kuruluşları ile vatandaşlardan gelen müdürlüğün çalışma alanıyla ilgili talepleri ve şikâyetleri değerlendirmek, süresi içinde gereğinin yapılmasını ve cevaplandırılmasını sağlamak,
5. Müdürlük çalışanlarının eğitim ihtiyaçlarını tespit etmek ve ilgili yerlere bildirmek. Müdürlük personelinin çalışma performanslarını değerlendirmek,
23. Müdürlüğe yeni gelen veya görev yeri değişen personelin oryantasyon eğitimini sağlamak,
10. Disiplin Amiri sıfatıyla müdürlük personelinin disiplinle ilgili işlemlerinin yapılmasını sağlamak. Astlarından gelen teklif, talep ve şikâyetleri değerlendirerek gerekli gördüğü hususlarda düzenlemeler ve işlemler yapmak,
25. Müdürlükteki personelin izin işlemlerinde imza yetkisine sahip olmak,
26. Yönetimindeki personele görev vermek, yaptıkları işleri denetlemek, gerektiğinde uyarmak, bilgi ve rapor istemek. Çalışanların iş koordinasyonunu ve motivasyonunu sağlamak, birim içi çalışma akışını kontrol etmek.

Madde 10– Müdür,

a) Bu yönetmelikte sayılan görevler ile 5393 sayılı Belediye Kanunu’na dayanılarak başkan tarafından verilen tüm görevleri mevzuat çerçevesinde yapmaya,

2. Müdürlüğü Başkanlık makamına ve diğer müdürlüklere karşı doğrudan; belediyenin karar organlarına, kamu kurum ve kuruluşlarına, meslek kuruluşlarına, gerekmesi halinde gerçek ve tüzel kişilere karşı Başkanlık makamının izni ve onayıyla temsil etmeye,
3. Personeli, ekipmanı ve müdürlüğün sahip olduğu bilgi ve kaynakları sevk ve idare etmeye,
4. Gerçekleştirme görevlilerini belirlemeye ve görevlendirmeye,
5. İhalelerde ihale yetkilisi tarafından onaylanan ihale kararına istinaden sözleşmeyi imzalamaya,
6. Başkanlık makamına yeni alt birimler kurma, alt birimleri ayırma ya da birleştirme alt birimlerin adlarını ve fonksiyonlarını değiştirme konusunu teklif etmeye,
7. İdari ve teknik konularda talimatlar vermeye, araştırma ve inceleme yapmaya ve yaptırmaya,

ğ) Performans ölçümü ve istatistikî çalışma yapmaya ve yaptırmaya,

8. İş ve işlemleri kontrol etmeye ve denetlemeye, iş ve işlemlerle ilgili her türlü bilgi ve belgeyi istemeye,
1. Taşınır mal kayıt ve kontrol yetkililerini belirlemeye ve görevlendirmeye,
10. Görevlerini yerine getirmeyen ve talimatlara uymayan personel hakkında disiplin sürecini başlatmaya,
11. Toplantı düzenlemeye ve toplantıyı yönetmeye,
50. Gerekli görülen hususlarda Hukuk İşleri Müdürlüğü’nden başkan onayıyla görüş sormaya,
1000. İşlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğu önlemek için yasal her türlü tedbiri almaya,yetkilidir,

Madde 11 - Madde 11 – (1)Müdür Müdürlüğün görev alanındaki iş ve işlemlerin ilgili mevzuata ve hukuka uygun olarak yürütülmesinde; başkana ve bağlı bulunduğu başkan yardımcısına, başkanın bilgisi dâhilinde meclisin ilgili ihtisas komisyonlarına, gerekmesi halinde encümene, kolektif çalışma gerektiren konularda; çalışmanın öznesi durumundaki müdürlüklere veya kurullara karşı sorumludurlar.

(2) Müdür Müdürlüğün görev alanındaki iş ve işlemlerin ilgili mevzuata ve hukuka uygunluğunun denetlenmesi sürecinde Başkanlık Makamının bilgilendirilmesi şartı ile, Sayıştay’a, ilgili Bakanlıkların denetim organlarına, Meclis’in Denetim Komisyonu’na, iç denetim organlarına ilgili bilgi ve belgeleri ulaştırmakla sorumludurlar.

(3) Müdür Başkanlık Makamını bilgilendirmek şartı ile adli ya da idari inceleme ve soruşturma aşamasında, adli ya da idari inceleme ve soruşturmayı yürüten organlara ilgili bilgi ve belgeleri sunmakla sorumludur.

Birim Sorumlularının Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Madde 12 - Birim sorumlularının görev, yetki ve sorumlulukları aşağıda belirtildiği gibidir:

1. Kendine verilen işleri, ilgili yasa ve yönetmeliklere uygun olarak yürütüp, süresinde bitirilmesini sağlamak,
2. Müdürlüğe bağlı tüm teknik elemanların yasalar doğrultusunda çalışmalarını izlemek denetlemek ve çalışmaları koordine etmek,
3. Resmi kurum ve kuruluşlar ile Belediyenin Müdürlükleri arasında iletişim ve koordinasyonu sağlamak üzere resmi yazışmalara imza atmak,
4. Birimine gelen dilekçe veya evrakı ilgili personele havale etmek,
5. Elemanlarının meslek ve yetenekleri doğrultusunda görev dağılımını yapmak,
6. Uygulamada eksiklik ve aksaklıkları giderici tedbirler almak, uygulama birliğini sağlayarak elemanlar arasındaki teknik görüş farklılığından doğan anlaşmazlıkları gidermek,
7. Personelin Görevlerini gereği gibi yerine getirmesinden ve yetkilerini zamanında ve gereğince kullanılmasından Müdüre karşı sorumludur.

Evrak Kayıt Birimi Personelinin Görev, Yetki Ve Sorumlulukları

Madde 13 - Evrak KayıtBirimi personelinin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

1. Müdürlüğe gelen evrakların kaydedilmesi, EBYS üzerinden havale edilen evrakların ilgili personele iletilmesinin sağlanması,
2. Müdürlük personelinin hazırlamış olduğu evrakların onay işlemlerinin takip edilmesi, giden evrakların kaydedilerek ilgili yerlere gönderilmesi,
3. Gelen/Giden evrakların arşivlenmesinin sağlanması,
4. Müdürlüğün ihtiyacı olan kırtasiye ve teknik malzeme ihtiyaçlarının belirlenerek gerekli talebin yapılması, malzemelerin depolanması ve gerektiği zamanlarda ihtiyaç sahiplerine temin edilmesi,
5. Müdürlük arşivinin düzen ve tertibinin sağlanması, genel arşiv ile koordinasyonun sağlanması,
6. Müdürlük personelinin mesai olurları, puantaj ve arazi tazminatlarının hazırlanması ve ilgili Müdürlüğe iletilmesi,
7. Birim kapsamında yapılan tüm çalışmaların, yürürlükteki kanunlar ve teknik esaslar çerçevesinde gerçekleştirilmesi ile ilgili üst yöneticiye bilgi vermek,
8. Müdürlüğe ihale kanuna göre alımı yapılan tüm Tüketim malzemelerine Taşınır Mal Yönetmeliğine göre Taşınır İşlem Fişi düzenlemek, (T.M.Y.Örnek No:5)
1. Girişi yapılan tüketim malzemelerinin Harcama birimlerine Taşınır İşlem Fişi ile çıkışının yapılması sağlamak, (T.M.Y.Örnek No:5)
10. Avans işlemlerinde alınan malzemelerin Taşınır İşlem Fişi ile kayıtlara alınmasını sağlamak, (T.M.Y.Örnek No:5)
11. Alımı yapılan Dayanıklı Taşınırlara (Demirbaş) Taşınır Mal Yönetmeliğine göre Taşınır İşlem Fişi düzenlemek, (T.M.Y.Örnek No:5)
50. Dayanıklı Taşınırları Zimmet Fişi ile alımı yapılan Harcama Birimine teslim etmek, (T.M.Y.Örnek No:6/A)
1000. Dayanıklı taşınırlara Sicil No sunu gösterir Barkod yapıştırmak,
14. 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun22 nci maddesinin birinci fıkrasının (d) bendine  göre alımı yapılan mal, yapım, hizmet işleri için muayene raporu hazırlamak ve muayene ve kabul komisyonuna sunmak,
15. İşlemleri tamamlanan dosyaların kontrolünü yapıp ödeme yazı ile Mali Hizm. Md.ne gönderilmesini sağlamak,
16. Dayanıklı Taşınırların (Demirbaşların) takibini yapmak,
17. Dayanıklı Taşınır (Demirbaş) listelerini hazırlamak, odalara asılmasını ve güncelliğinin sağlanmasını kontrol etmek,
18. Eskimiş ve kullanım ömrü dolmuş Dayanıklı Taşınırların (Demirbaş) düşülmesini sağlamak,
19. Harcama Birimi adına her yıl Sayım Tutanağının (Örnek No:12), Taşınır Sayım Döküm Cetvellerinin (Örnek No:13), Taşınır Yönetim Hesap Cetvellerinin (Örnek No:14) hazırlamasını ve Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilmesini sağlamak,
20. Her türlü genelge, tebliğ, Yönetmelik ve başkanlık emirlerini ilgili personel, birimlere duyurmak,
21. Müdürlüğü ilgilendiren konularda CİMER, Bilgi Edinme, Halk Masa vb. birimlerden gelen yazıların cevaplanmasını sağlamak.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

DenetimveDisiplinHükümleri

Müdürlük içi denetim

MADDE14 - (1) Personel en yakın amirinden başlayarak denetime tabi tutulur.

(2) Işletme ve İştirakler Müdürü, Müdürlüğün tüm personelini her zaman gerek gördüğünde denetlemek ve ilgilileri yönlendirmek yetkisine sahiptir.

(3) İşletme ve İştirakler Müdürü, 1.DisiplinAmiriolarakdisiplinmevzuatıdoğrultusundaişlemleriyürütür.

Disiplin cezaları

MADDE 15 - (1) İşletme ve İştirakler Müdürlüğünün tüm personeli ile ilgili disiplin işlemleri 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun, 4857 sayılı İş Kanunu ve Toplu İş Sözleşmesi hükümlerine ve yürürlükteki ilgili diğer mevzuata tabidir.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Son Hükümler

Madde 16- (1) Bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde 5393 sayılı Belediye Kanunu hükümleri ile ilgili sair mevzuat hükümleri ve ayrıca Başkanlık Genelgeleri göz önüne alınarak işlem yapılır.

Yürürlük

Madde 17 - BuYönetmelikhükümleri;5393sayılıBelediyeKanunu’nun18incimaddesinin birinci fıkrasının (m)bendi gereği Kozan Belediye Meclisi’nin kabulü ve mülki amire gönderilmesiyle yürürlüğegirer.

Madde 18 - Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesi ile birlikte önceki yönetmelik yürürlükten kalkar.

Yürütme

Madde 19 - Bu Yönetmelik hükümlerini Başkan, Başkan Yardımcısı ve Müdür yürütür.